3+1 "persze" lépés, amit el szoktunk felejteni, ha rendezvényt szervezünk

2015. március 23. 15:43 - kontaktia

Itt a rendezvények, konferenciák szezonja. Tudjuk jól, hogy milyen könnyű elcsúszni egy-egy apróságon. Mi most mégis arra a négy, kevésbé apró ügyfél kommunikációs feladatra szeretnénk emlékeztetni, amit mindenki tud, mégis sokan elfeledkeznek róla a nagy hajtásban.

Ők azok:

1. Köszönjük, hogy regisztrált!

2. Ne felejtsen eljönni, kedves vendég!

3. Ne felejtsen eljönni, kedves előadó!

+1. Köszönjük, hogy itt volt!

 

microphone-704255_1920_2.jpg

1. Köszönjük, hogy regisztrált!

Az online korszakban a leggyakoribb, hogy egy, a rendezvény oldalán elhelyezett űrlap segítségével lehet regisztrálni. Addig rendben is van, amikor elküldést követően magán az oldalon kap visszajelzést a jelentkező, hogy sikeresen regisztrált. Jobb rendszereknél megy egy külön e-mail is róla. Még jobb rendszereknél még azt is felajánlja az e-mail, hogy a jelentkező felveheti a saját elektronikus naptárába az eseményt. Nyilván ha belépődíjat kell fizetni, akkor maga a fizetési folyamat külön is bizonyítja, hogy érvényes volt a regisztrációja.

Ha azonban nincsenek profi rendszereink, akkor bizony manuálisan is érdemes kiküldeni egy megerősítő levelet. És nem elfelejteni, hogy bizonytalan esetben a jelentkező bármelyik kapcsolati pontunkon érdeklődhet. Így annak, aki egyébként fogadja a megkereséseket a cégnél, nem árt, ha adunk hozzáférést ahhoz az adatbázishoz, amiben a regisztrációk gyűlnek.

2. Ne felejtsen eljönni, kedves vendég!

Vannak igen aktív rendezvénylátogatók, nagyon elfoglalt emberek, akiknek elég, ha rögtön a regisztrációkor nem jut idejük bevésni a naptárba a programot, jól elfelejtik. Ezért aztán egy udvarias emlékeztető néhány nappal a rendezvény előtt nagy szolgálatot tehet mindenkinek. Hiszen nincs annál lelombozóbb, amikor a várva várt napon sokan hiányoznak az eseményről. Különösen nehéz a helyzet akkor, ha a regisztráció és a rendezvény között több hét is eltelik. Nem beszélve arról, hogy ha fizetős rendezvényről van szó, akkor még egy alkalmunk van megkeresni azokat, akik még nem rendezték a belépődíjat. Egy ilyen emlékeztetőben leírhatjuk, hogy mennyivel előbb érdemes érkeznie, hogyan tud parkolni, hogy aznap esős idő várható, ne hagyja otthon az ernyőjét, hogy hol számíthat dugóra, elterelésre a közelben. Egy nem szokványos emlékeztető aranyat ér!

3. Ne felejtsen eljönni, kedves előadó!

Az emlékeztető a rendezvény főszereplőinek is jár. Sőt. Kifejezetten kínos, ha valamelyik előadó eltéveszti a dátumot vagy csak a program közben derül ki, hogy már korábban tudta, hogy késni fog, csak épp elfelejtett szólni. Mert ha ezt előtte 1-2 nappal tudjuk, akkor még könnyen átvariálhatjuk a programot, mint ha ehelyett ott kell kapkodnunk, kellemetlen helyzetbe hozva más előadókat is.

Egy ilyen emlékeztetőben ráadásul megkérhetjük, hogy -ha még nem tette- küldje át az előadásanyagot is. Néha nem árt belenézni... Az előadók zöme a rendezvény előtt 1-2 nappal vagy épp az esemény előtti estén készíti el a prezentációját. Ez utóbbi esetében egy kis udvarias késztetést is kap, hogy lehetőség szerint ne csak úgy összedobja majd az anyagot.

Szintén tartalmazhat ez az emlékeztető levél további technikai tudnivalókat, amiket esetleg korábban még nem tisztáztunk.

+1 Köszönjük, hogy itt volt!

Az utókommunikációnak becézett mozzanat ugyanolyan fontos része a munkánknak, mint maga a rendezvény megszervezése és lebonyolítása. Miért? Mert ekkor kaphatunk visszajelzést, és erősíthetjük meg a résztvevőben a -remélhetőleg pozitív- élményt.

Sose felejtsük el -lehetőleg a rendezvény végén- egy rövid kérdőívvel szondázni a véleményeket. Utólag már jóval kevesebb lesz a válasz, mint ott, akkor. Ebben a kérdőívben -ha még nem tisztáztuk a regisztráció során- megkérdezhetjük, honnan értesült a rendezvényről, mi mennyire tetszett neki és hogy máskor eljönne-e, másoknak ajánlaná-e, mit szeretne máskor másként. Ez nagyon sok muníciót ad nekünk a következő szervezéshez!

Egyre gyakoribb, hogy előadók hajlandóak az előadásanyagot is elérhetővé tenni a résztvevők számára. És egyre gyakoribb, hogy a résztvevők ezt kifejezetten el is várják. Ezért aztán ismét jó alkalmunk nyílik arra, hogy kommunikáljunk a résztvevőkkel. Előadókkal és hallgatósággal egyaránt. Előbbieknek köszönet, technikai tudnivalók, pénzügyek és véleménykérés. Utóbbiaknak pedig a prezentációk mellett jól elfér egy újabb invitálás, ha lesz hasonló vagy ugyanezt a célcsoportot érintő másik rendezvényünk is a következő 1-2 hónapban.

Sok jó rendezvényt kívánunk!

Van élményed, tapasztalatod, kérdésed? Oszd meg velünk!

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

https://kontaktia.blog.hu/api/trackback/id/tr187294641

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.